Viết email xin nghỉ phép đòi hỏi sự chuyên nghiệp và rõ ràng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn soạn email xin nghỉ phép hiệu quả:
1. Tiêu đề email:
- Ngắn gọn, rõ ràng, nêu bật mục đích chính của email.
- Ví dụ: “Đơn xin nghỉ phép – [Tên bạn]” hoặc “Xin nghỉ phép – [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc]”
2. Lời chào:
- Chọn lời chào phù hợp với văn hóa công ty và mối quan hệ với người nhận.
- Ví dụ: “Kính gửi anh/chị [Tên người quản lý],” hoặc “Chào anh/chị [Tên người quản lý],”
3. Nội dung email:
- Mở đầu: Đi thẳng vào vấn đề chính, nêu rõ mục đích xin nghỉ phép.
- Ví dụ: “Em viết email này để xin nghỉ phép [số ngày] ngày, từ ngày [ngày bắt đầu] đến ngày [ngày kết thúc].”
- Lý do xin nghỉ: Trình bày rõ ràng, ngắn gọn lý do xin nghỉ phép.
- Ví dụ: “Em xin nghỉ để [lý do nghỉ phép, ví dụ: giải quyết việc gia đình, đi du lịch,…].”
- Lưu ý: Nếu lý do cá nhân tế nhị, bạn có thể chỉ cần ghi chung chung là “lý do cá nhân”.
- Bàn giao công việc (nếu cần): Nếu nghỉ phép dài ngày, hãy đề cập đến việc bàn giao công việc và người sẽ phụ trách trong thời gian bạn vắng mặt.
- Ví dụ: “Trước khi nghỉ phép, em sẽ hoàn thành [công việc cần hoàn thành] và bàn giao các công việc đang thực hiện cho anh/chị [Tên đồng nghiệp].”
- Thông tin liên lạc: Cung cấp thông tin liên lạc (số điện thoại, email cá nhân) để đồng nghiệp hoặc cấp trên có thể liên hệ khi cần thiết.
4. Lời kết:
- Cảm ơn người quản lý đã xem xét đơn xin nghỉ phép.
- Ví dụ: “Em cảm ơn anh/chị đã xem xét đơn xin nghỉ phép của em.”
5. Chữ ký:
- Ký tên đầy đủ và rõ ràng.
- Bao gồm thông tin liên lạc cơ bản (chức danh, phòng ban, số điện thoại, email công ty).
Ví dụ email xin nghỉ phép:
Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép – [Tên bạn]
Nội dung:
Kính gửi anh/chị [Tên người quản lý],
Em viết email này để xin nghỉ phép 03 ngày, từ ngày 10/12/2024 đến ngày 12/12/2024 để giải quyết một số việc gia đình.
Trước khi nghỉ phép, em sẽ hoàn thành báo cáo tháng 12 và bàn giao các công việc đang thực hiện cho anh/chị [Tên đồng nghiệp].
Trong thời gian nghỉ phép, anh/chị có thể liên lạc với em qua số điện thoại [Số điện thoại].
Em cảm ơn anh/chị đã xem xét đơn xin nghỉ phép của em.
Trân trọng,
[Tên bạn] [Chức danh] – [Phòng ban] [Số điện thoại] [Email công ty]
Lưu ý chung:
- Gửi email xin nghỉ phép càng sớm càng tốt: Điều này giúp cấp trên có thời gian sắp xếp công việc và duyệt đơn cho bạn.
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng: Tránh dùng từ ngữ suồng sã, teencode.
- Kiểm tra kỹ email trước khi gửi: Đảm bảo email không có lỗi chính tả, ngữ pháp.
- Lưu bản sao email: Giữ lại email xin nghỉ phép để tham khảo sau này.